Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbiera strona essa.digital, w jakim celu, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Ci przysługują. Została przygotowana zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO).

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka wskazana powyżej („ESSA Digital”, „my”), zarejestrowana w Polsce. We wszystkich sprawach dotyczących danych napisz na [email protected].

2. Jakie dane zbieramy

Gdy wysyłasz zgłoszenie przez formularz („Zgłoś projekt do realizacji” lub „Zamów audyt techniczny”):

• imię;
• wybrany sposób odpowiedzi (e-mail lub WhatsApp) oraz Twój adres e-mail lub numer telefonu;
• treść zgłoszenia, rozwiązanie wybrane w bloku cen oraz adres strony do audytu, jeśli go podasz;
• wersję językową strony, z której korzystasz.

Skąd do nas trafiłeś. Razem ze zgłoszeniem zapisujemy, jak po raz pierwszy trafiłeś na stronę podczas tej wizyty: pierwszą otwartą podstronę, adres zewnętrznej strony, która do niej linkowała (referrer), znaczniki kampanii reklamowej w linku (znaczniki UTM, gclid, fbclid) oraz czas tej pierwszej wizyty. Przechowujemy je wyłącznie razem ze zgłoszeniem: jeśli go nie wyślesz, znikną po zakończeniu sesji.

Gdy piszesz do nas bezpośrednio — e-mailem lub na WhatsAppie — otrzymujemy to, co wysyłasz, oraz to, co pokazuje nam usługa (imię, adres e-mail lub numer telefonu).

Dane techniczne. Nasz serwer przetwarza Twój adres IP i dane przeglądarki, aby wyświetlać strony i chronić serwis przed nadużyciami.

Nie prosimy o szczególne kategorie danych (o zdrowiu, przekonaniach itp.) i ich nie potrzebujemy — prosimy nie umieszczać ich w zgłoszeniu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Odpowiedź na zgłoszenie i przygotowanie oferty — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Wykonanie umowy, jeśli rozpoczniemy współpracę — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Ocena, które reklamy i kanały przynoszą zgłoszenia (dane „skąd do nas trafiłeś”) — nasz prawnie uzasadniony interes w zarządzaniu marketingiem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Bezpieczeństwo strony i zapobieganie nadużyciom formularza — nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Obowiązki księgowe i podatkowe wobec klientów — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Analityczne i marketingowe pliki cookie — wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Obecnie strona ich nie używa — zob. punkt 6.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez kontaktu nie będziemy mogli odpowiedzieć. Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji i nie tworzymy profili.

4. Jak długo przechowujemy dane

• Zgłoszenia, które nie zakończyły się współpracą — 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, potem je usuwamy.
• Dane klientów — przez czas współpracy, a faktury i dokumentację księgową — tak długo, jak wymagają tego polskie przepisy podatkowe (5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).
• Dane sesji (w tym dane „skąd do nas trafiłeś” przed wysłaniem zgłoszenia) — do zakończenia sesji, najwyżej 2 godziny bezczynności.
• Logi serwera — nie dłużej niż 30 dni.

5. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych osobowych. Przekazujemy je wyłącznie dostawcom niezbędnym do działania strony i firmy:

• Dostawca hostingu — nasz serwer znajduje się w Unii Europejskiej.
• Telegram — powiadomienie o nowym zgłoszeniu (imię, kontakt, treść zgłoszenia, adres strony) trafia na prywatny czat naszego zespołu w Telegramie, abyśmy mogli szybko odpowiedzieć.
• WhatsApp (Meta) — gdy odpowiadamy na WhatsAppie; rozmowa podlega wtedy także polityce prywatności WhatsAppa.
• Biuro rachunkowe, bank i operatorzy płatności — w przypadku klientów, aby wystawiać faktury i przyjmować płatności.
• Organy publiczne — wyłącznie, gdy wymaga tego prawo.

6. Pliki cookie i podobne technologie

Strona używa wyłącznie tego, co niezbędne do jej działania:

• plik cookie sesji — obsługuje formularz i dane o Twojej wizycie; wygasa po 2 godzinach bezczynności;
• plik cookie bezpieczeństwa (XSRF-TOKEN) — chroni formularz przed sfałszowanymi żądaniami;
• Twój wybór dotyczący cookie — zapisany w pamięci lokalnej przeglądarki, aby baner nie pytał ponownie.

Nie wymagają one zgody. Narzędzia analityczne i marketingowe działałyby dopiero po wybraniu „Akceptuj wszystkie” w banerze; obecnie strona nie używa żadnego z nich. Zanim dodamy takie narzędzie, zaktualizujemy tę politykę i wskażemy tu dostawcę. Swój wybór możesz zmienić w każdej chwili przez „Ustawienia cookies” w stopce.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Nasz serwer i dane znajdują się w UE. Telegram i WhatsApp to usługi międzynarodowe i mogą przetwarzać dane poza EOG; takie przekazanie odbywa się z zabezpieczeniami stosowanymi przez tych dostawców zgodnie z rozdziałem V RODO (np. standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej). Przekazujemy im tylko to, co potrzebne, aby Ci odpowiedzieć.

8. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie — w tym danych „skąd do nas trafiłeś”;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na przetwarzanie przed jej cofnięciem.

Napisz na [email protected] — odpowiemy w ciągu miesiąca. Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) lub do organu nadzorczego kraju UE, w którym mieszkasz lub pracujesz.

9. Bezpieczeństwo

Strona działa wyłącznie przez szyfrowane połączenie (HTTPS). Dostęp do zgłoszeń i danych klientów mają tylko członkowie zespołu, którzy z nimi pracują, przez indywidualne konta.

10. Dzieci

Strona i nasze usługi są przeznaczone dla firm. Nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 16. roku życia.

11. Zmiany polityki

Gdy strona zacznie zbierać coś nowego, zaktualizujemy tę politykę i datę na górze. Jeśli zmiana dotyczy trwającego projektu, poinformujemy klienta bezpośrednio.